Страница 9

СИЛА РЕЗЕРВА

Припомните, сколько раз, отправляясь куда-нибудь — в соседний супермаркет, к примеру, или в центр города, вы теряли массу времени, объезжая квартал за кварталом в поисках места для парковки?

Эти поиски пусть ненадолго, но задерживали вас, однако о месте для парковки мы, как правило, не думаем во время пути. Разве не замечательно было бы получить в собственное распоряжение постоянные места для парковки везде, куда мы обычно ездим? Приехал, мигом поставил машину — и занимайся делами, вместо того чтобы зря тратить время.

Считайте, вы как раз и обеспечиваете себе такое постоянное место, когда производите учет предсказуемых и ожидаемых задач вашего трудового дня и вносите их в план в качестве резервных событий. Большинство из нас отмечают в плане лишь события единичные, как, например, совещание особой важности или посещение дантиста, — отсюда и наши сложности.

Предположим, вам звонит коллега: «Нужно встретиться во вторник. Как у тебя со временем?» (Хуже того, он может уточнить ваш график у вас на сайте и внести туда встречу, не согласовывая с вами.) Вполне вероятно, что в повестке вторника у вас фигурируют лишь события крайней важности и день выглядит обманчиво свободным.

Однако если бы вы заранее учли предсказуемые и ожидаемые события в качестве резервных, список ваших дел на вторник был бы гораздо полнее. Резервные события не отнимают 100% рабочего времени, как видно из рисунка 4.6. Найдется время и на встречу с коллегой. Резерв, однако, гарантирует, что вы по большей части готовы к работе даже в те дни, которые еще не распланировали.

Если для планирования рабочего дня вы пользуетесь такими программами, как Microsoft Outlook или ACT!, то легко вставите резервные события в график каждого дня. Но даже если вы пользуетесь обычным ежедневником, несложно пометить резерв обычным карандашом. 

Рис. 3.6. Данный список дел не означает, что с коллегой вы можете встретиться только в промежутке между 1 5.30 и 1 7.00. Задачи можно сдвигать и перемещать, как вам удобно (подробнее об этом — в следующем разделе «От целого к части»). Однако и вам, и коллеге понятно, сколько реально времени вы можете потратить на совещание

ОТ ЦЕЛОГО К ЧАСТИ

Понятно, что предсказуемые и ожидаемые события не сложатся в одно аккуратное целое вашего рабочего дня. Цель учета дневных задач и определения их в резерв в том, чтобы отвести достаточное количество минут и часов на те события, которые в течение дня произойдут с наибольшей степенью вероятности. Считайте, что вы резервируете себе место для удобной и быстрой парковки. В течение рабочего дня события будут происходить в том или ином порядке, но вы по крайней мере будете к ним готовы.

В главе 4 вы научитесь с помощью I-образного распорядка дня вычленять эти заранее отведенные минуты и часы в функциональные блоки времени, а в следующих главах узнаете, как заставить коллег и клиентов играть по вашим правилам.

ДЕЛА ЕЖЕГОДНЫЕ

Учет полезен не только в отношении ежедневных задач; он также поможет вам определить типичные события, из которых состоит ваш год, чтобы ни одно из них больше не захватило вас врасплох. Многим, к примеру, может подойти настенный плакат, содержащий следующее:

• периоды наивысшей деловой активности;

• периоды спада деловой активности;

• государственные праздники;

• отпуска сотрудников;

• период весеннего спада;

• рождественские праздники;

• все прочие долгосрочные события, меняющие планы.

ПРЕИМУЩЕСТВА ПЛАНИРОВАНИЯ

Вернувшись к пяти этапам управления проектами, о которых шла речь в начале главы, вы заметите, что этап планирования выглядит самым долгим. На сколько бы ни был рассчитан сам проект, планированию приходится отводить много времени, что обычно людей и пугает.

Но суть в том, что планирование является частью проекта, а не подготовкой к его началу и менеджер проекта это всегда понимает. Есть такое высказывание: «Провалил планирование — значит, спланировал провал», но мне больше нравятся слова Авраама Линкольна: «Если на то, чтобы срубить дерево, мне дадут шесть часов, четыре из них я потрачу на заточку топора». Прежде чем начинать дело, нужно подготовиться.