Страница 29

В соответствии с письмом Минфина РФ от 12 мая 1992 № 30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

На практике очень часто возникают вопросы: относятся ли к расходам на проезд разъезды работника внутри населенного пункта (от гостиницы до организации, куда работник направлен в командировку) в общественном транспорте и могут ли они включаться в состав расходов в целях исчисления прибыли или же эти расходы должны покрываться за счет суточных, выплачиваемых работнику? По мнению Департамента налоговой политики Минфина РФ, изложенному в письме от 24 декабря 2002 № 04-02-06/3/91, перечень командировочных расходов (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) является закрытым и содержит только расходы на проезд работника к месту командировки. Тем более, по мнению Минфина, нельзя учитывать для налогообложения прибыли расходы на такси для разъездов по городу, куда работник был командирован (письмо от 26 января 2005 № 03-03-01-04/2/15) и аренду автомобилей (письмо от 8 августа 2005 № 03-03-04/2/42).

В настоящее время расходы на найм жилого помещения при командировках по России возмещаются работникам в полном объеме при наличии оправдательных документов – счетов гостиниц. Для целей налогообложения прибыли эти расходы не являются нормируемыми, что установлено п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При оказании услуг гостиницами счета-фактуры должны выставляться на имя организации, командирующей своих сотрудников, а не на имя физического лица, согласно Письму Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11.10.2004 № 03-04-11/165 «О налоговых вычетах по НДС за услуги гостинец при командировках». Однако принять к вычету НДС по услугам гостиниц можно и без счета-фактуры, аналогично принятию к вычету НДС со стоимости билетов.

В п. 3 ст. 217 НК РФ содержится положение, что при непредставлении командированным сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Аналогичная норма содержится в п.п. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ: при непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения ЕСН в пределах норм, установленных Правительством РФ. При применении этих положений следует руководствоваться приказом Минфина РФ от 2 августа 2004 № 64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран», которым установлены размеры выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках за рубеж. Эти нормы начали действовать с 1 января 2005 года. Нормы расходов по найму жилого помещения будут применяться только в целях обложения ЕСН и НДФЛ, что подтверждается письмом Минфина РФ от 25.10.2004 № 03-05-01-04/54 «О налогообложении суточных при зарубежных командировках». При возмещении расходов по найму жилого помещения при командировках внутри России, применяя указанные положения НК РФ, следует руководствоваться подпунктом «а» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в этой местности. Расходы возмещаются в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и расчетного часа, принятого в данной гостинице. Обычно единый расчетный час в гостиницах – 12.00 по местному времени.

Снимая номер в гостинице, работник должен ориентироваться на требования работодателя к предельной стоимости этих услуг. Работодателю предоставлено право внутренними документами, установить верхнюю планку оплаты расходов на проживание.