Страница 10

1. Внутренняя документация, т.е. документы, предназначенные для внутреннего пользования. К ним относятся: правила внутреннего распорядка трудовой деятельности, штатное расписание и описание структуры предприятия, должностные инструкции, инструкции по технике безопасности, личные дела сотрудников, трудовые договоры, приказы по предприятию и т.д. В этой же части приветствуется наличие текстов законов Российской Федерации и ее субъектов, касающиеся сферы вашей деятельности, законодательства о налогах и сборах, нормативно-правовых актов и распоряжений региональных и муниципальных властей, государственных стандартов, специальной литературы.

2. Исходящая документация, документация, к которой относятся все документы, предназначенные для фиксации вашей деятельности внешними структурами. Это могут быть документы налоговой, административно-хозяйственной отчетности, договоры, контракты, заявки на участие в конкурсах или тендерах, ответы на письма и т.д.

3. Входящая документация, т.е. все, что приходит на адрес организации: письма, договоры, коммерческие предложения, ведомственные инструкции, сообщения об изменениях в законодательстве, о новых нормативно-правовых актах или государственных стандартах.

Если речь идет о небольшом предприятии (до 100 работников), то в создании отдельного подразделения в виде канцелярии, которая занималась бы делопроизводством, необходимости нет. Но если штат вашей организации превышает 10–15 человек, то имеет смысл нанять секретаря или офис-менеджера, который занимался бы входящей (исходящей) документацией и в обязанность которого вменялось бы доведение внутрикорпоративных распоряжений до ответственных работников. Так в нашей истории появляются журналы входящей (исходящей) и внутренней документации.

С арендой помещения под офис к документам добавляется договор аренды, а с началом административно-хозяйственной деятельности: инвентарные описи, книга учета хозяйственного имущества, технические паспорта на приборы и оборудование, акты приема, сдачи и списания имущества . И это только начало.

Чтобы не валить все в одну кучу и не тратить свое и чужое время на поиск тех или иных документов в общем бумажном массиве, документы стоит разделить на отдельные папки. Классифицировать их можно по следующим показателям:

1) по происхождению (служебные или личные);

2) по срочности (срочные или несрочные);

3) по степени секретности (открытые или закрытые);

4) по форме (типовые или индивидуальные);

5) по срокам хранения (долговременного, кратковременного или постоянного);

6) по типу носителей (бумажные или электронные).

Еще лет десять назад практически все делопроизводство велось на бумажных носителях. Ситуация изменилась с повсеместным внедрением компьютерной техники. И началось все не столько с самих компьютеров, которые получили широкое распространение еще с конца 80-х годов, сколько с появлением таких продуктов программного обеспечения, как «Windows'95» и «Office'97», которые совершили настоящий переворот в канцелярском деле. Происходит повсеместный переход на электронные носители информации. Именно тогда из структуры предприятий исчезли такие отделы, как копировальный (возможно, вы еще застали эти ужасного качества копии на «синьке») и машинное бюро, или машбюро (несчастным машинисткам пришлось в оперативном порядке осваивать азы компьютерной грамоты или идти торговать в коммерческие палатки). Переведенные в электронный вид документы стали более доступными, но последнее слово до сих пор все же остается за бумажными носителями – только документы, имеющие «живые» печати и подписи, имеют юридическую силу.

Во избежание недоразумений любое ваше распоряжение должно иметь документальное подтверждение. Здесь не обойтись без основ составленияделового письма. Приказы, распоряжения, заявления, докладные, объяснительные, служебные записки должны соответствовать общепринятым стандартам. Они могут различаться по содержанию, но не по форме. Особенно это касается официальной деловой переписки Для грамотного ведения исходящей и внутрикорпоративной документации обязательно наличие фирменного бланка предприятия. До последнего времени утвержденные бланки заказывались в типографиях, сейчас необходимость в этом отпала, но общие правила остались. Именно на фирменных бланках пишутся официальные (деловые) письма, которые состоят из несколько частей:

1) заголовок («шапка»), который содержит реквизиты организации, отправляющей письмо;

2) наименование и адрес получателя письма, которые обычно пишутся в правом углу;

3) дата письма и номер входящей (исходящей) регистрации, пишутся в левом углу;